Скорее всего не открою ни для кого Америку
данным текстом. Outlook очень часто является корпоративным стандартом для
почтового клиента, особенно в крупных организациях, особенно в западным. Я с
ним работаю с версии, входящей в пакет Office 97. Тогда он мне не нравился.
Функциональными возможностями с точки зрения почтового клиента он сильно
проигрывал тому же The Bat! Правда, когда я попробовал Lotus Notes, то понял,
что самый древний Outlook – это верх функциональности и удобства. Но
разработчики не останавливали его развитие, почтовый клиент становился всё
удобнее. Важное новшество – при установке флажка на письме, оно переносится в
«Задачи» в список «To-Do». Последняя его версия 2013 мне нравится. Хотя главная
моя претензия к Outlook сохранилась. В нем так и не появились шаблоны писем с
подстановкой имен адресатов и другими фишками. Но, чего нет, того нет. Выбор на
работе у меня не велик. Ниже привожу свой опыт работу с почтой и задачами,
которые по этой почте приходят.
Структура папок и файлов данных.
Раньше у нас было ограничение на размер
почтового ящика на сервере – 200МБ. Это очень мало. Мой ящик забивался примерно
дней за 7-10. Поэтому я настроил автоархивирование. Указал проводить его каждый
день, все сообщения старше недели перемещать в архив. Архив – это локальный
файл на компьютере. Я вообще не сторонник удалять письма. Думаю, это мое слабое
место. Но это как бы так.
Сейчас размер ящика увеличили до 2 ГБ. Поэтому
в нем я стал держать письма за 2 месяца (8 недель). Более старые идут в архив.
Еще очень важно настроить поиск. Настройка по
умолчанию – искать только в текущей папке. Это неудобно. Особенно, если письма
раскладываются по папкам (об этом ниже). Поэтому в настройках Outlook сразу
выставляем глобальный поиск. Это замедляет подбор результатов, но не так уж и
значительно, если у вас включен сервис Windows Search. Во всех новых версиях ОС
Windows он активирован по умолчанию. Сервис индексирует все объекты на жестком
диске, в том числе и почтовые сообщения.
Я не разбиваю архив на несколько файлов на
диске, но часто встречаю такой вариант (например, разбивку по годам). Тут по
желанию.
Еще важная настройка в Outlook – сохранение
писем, отправленных в ответ на входящее письмо, лежащее не в папке «Входящие» в
той же папке, а не в папке «Отправленные». Это позволяет сохранять всю историю
переписки по событию или проекту в одном папке. Теоретически, Outlook позволяет
создавать цепочки переписки. Но он делает это на основе поля «Тема», а это поле
от письма к письму может меняться. И полнота переписки при этом теряется.
Например, с заказчиком у вас одна цепочка переписки, а общение с коллегами,
вовлеченными в проект идет в другой цепочке. А есть еще различные системы,
например, SalesForce, которые генерируют письма с собственными «шапками». В
общем, для меня иерархия папок – единственный способ хранить все письма события
в одном месте связанными.
Если вы пишите новое письмо, относящееся к
событию, а не ответ на уже существующее, надо не забыть после отправки
перенести это письмо из папки «Отправленные» в папку события.
Дерево папок в Outlook
Во многих подобных трактатах встречается
рекомендация держать папку «Входящие» пустой. Поддерживаю эту идею. Как часто
разбирать почту – дело ваше. Я не могу себе позволить проверять и разбирать раз
или два раза в день. Минимум – раз в час. Может, это и не верно с точки зрения
лучших практик GTD и тому подобного, зато ко мне не прибегают разгневанные
менеджеры и продавцы J.
У меня достаточно много подпапок в папке
«Входящие». Это, например, «Административные сообщения», «Проекты», «Рассылки»,
«База знаний», «События» и т.д. «База знаний» может имеет подпапки с типами
оборудования, которым я занимаюсь (я работаю в железячном IT-вендоре). Я не
сторонник минимализма. Если я считаю, что для данного типа сообщений будет
удобно иметь отдельную папку, или даже дерево папок, я без колебаний их создаю.
Главное выработать четкие критерии, какое письмо должно пойти в какую папку и
неукоснительно этим критериям следовать. Самое сложное, если письмо подходит
под критерии, соответствующие сразу нескольким папкам. В этом случае необходимо
выработать правила приоритетов. Почему
это важно. Потому что, когда вам потребуется письмо, посвященное определенной
проблеме, вы должны знать, в какой из папок оно лежит. Соответственно,
соблюдение правил позволит однозначно с первого раза прийти именно в ту папку,
в которую вы положили письмо. Сказать легче, чем сделать. Накладки периодически
случаются. В этом случае спасает глобальный поиск.
Две основные папки в моей повседневной работе,
не считая папки «Входящие» - это папки «Проекты» и «События».
Каталог «События».
«События» у меня состоят из двух подпапок –
«Статьи» и «Поездки и выступления». Когда я готовлюсь к командировке, не важно,
будет ли это поездка внутри России на семинар для выступления, Встреча в офисе
заказчика или нашем, или зарубежное путешествие на курсы повышения квалификации
или саммит, я создаю в «Поездки и выступления» подпапку, название которой
состоит из двух частей: даты события в формате ГГГГ-ММ-ДД (формат SQL) и названия события.
Всю переписку посвященную данному событию я сохраняю в этой папке. Переписка с
партнером, заказчиком, коллегами, едущими со мной, агентством путешествий,
организующим покупку билетов. С папкой «Статьи» всё аналогично. Как только мне
во входящие приходит письмо, посвященное тому или иному событию, я с помощью
кнопки «Move» или просто мышкой перемещаю это письмо в папку этого события.
Примерно, это выглядит так:
Inbox
…
События
Статьи
2011-01-01
Сайт site1.ru. Про космические корабли
2011-04-04 Сайт site2.com.
In Big Theatre
Поездки
и выступления
2012-02-02
Город N. Серверы
2013-03-03
Москва. СХД
…
Каталог «Проекты»
Папка с проектами устроена по такому же
принципу, но имеет промежуточные папки. Каждую неделю мною обрабатываются 5-15
больших и малых проектов. Если я свалю их все в одну папку «Проекты», даже
указав дату начала работы над проектом (для корректной сортировки), я потеряюсь
в длиннющем списке. Поэтому потребовалось введение промежуточного
классификатора. В моем случае – это фамилия продавца. Не могу назвать это
идеальным решение. Возможно, в вашем случае будет удобнее использовать в
качестве такого классификатора имя заказчика или партнера. Главное правило –
минимизировать количество возможных вариантов имен в классификаторе. В моем
случае за каждым продавцом закреплено несколько заказчиков. И если вводить
классификатор «Имя заказчика», то список будет длиннее. Продавец может
сменится. Но вот список заказчиков, за которые он отвечал, скорее всего,
целиком перейдет его сменщику. Останется только переименовать папку, либо
просто дописать фамилию нового продавца в название папки.
Кроме имени продавца в названии папки у меня
присутствует индекс этого продавца. В итоге названия папок выглядят как «01 -
Петров», «02 - Иванов», «03 – Сидоров». Введение индекса – достаточно спорный
момент. В моем случае так сложилось исторически. Вначале я планировал сделать
некоторую автоматизацию с помощью скриптов работы с файлами проектов на основе
этих индексов. Но как-то не сложилось. Реализовать идею, сохранив достаточно
гибкости, не получилось. А введение ограничений ни к чему хорошему в моей
системе не привело бы. Как итог, вводить ли такие индексы или нет – дело ваше,
ответ может быть найден опытным путем.
Внутри папки с именем продавца уже идет набор
папок – проекты. Именование их похоже на именование папок в «Событиях» - дата в
формате ГГГГ-ММ-Д и название проекта. В названии на первом месте (после даты)
идет имя заказчика, далее точка, и краткое описание сути проекта (например,
название предлагаемого оборудования) в нескольких словах.
Также для каждого продавца есть папка «##Архив##»,
в которую переносятся проекты данного продавца примерно через месяц. Если проект
до сих пор активен, то, конечно же, он никуда не двигается. Если какой-то
проект оживает, то он переносится из архива в основную папку. Вместо ## могут
быть любые спецсимволы, нужны они для того, чтобы папка всегда оставалась в
верху списка.
Входящие
…
Проекты
01
– Петров
##Архив##
2011-05-05 Заказчик 2. Оборудование
Архив1
2012-03-03
Заказчик1. Оборудование1
2012-03-04
Заказчик1. Оборудование2
2012-03-05
Заказчик2. Оборудование3
02 – Иванов
03 – Сидоров
…
Названия даны ничего не значащие. Тут каждый
волен называть папки так, как ему удобно. Главное, чтобы самому потом не
путаться в названиях. Поэтому важно в названии папки проекта как можно лучше
характеризовать проект.
Стадии выполнения задач и их типы.
Теперь перейдем к задачам. На самом деле, я
практически не использую такой тип объектов Outlook, как задачи. Я пробовал
создавать задачи на основе писем – если вы перетаскиваете письмо на закладку
«Задачи», то будет создана новая задача (извините, за тавтологию). Но такой
способ создания задач у меня не прижился. Но это не значит, что он не
приживется у вас.
Итак, что необходимо создать, так это новые
цветные категории. В моей системе эти категории выполняют роль тегов. По
умолчанию, уже некоторые категории есть, но они больше относятся к контактам.
На практике, созданные Outlook’ом категории бесполезны, и редко кем используются
(как мне кажется). Поэтому существующие удаляем.
А в замен удаленных создаем новые. Идея
проста. Категория должна определять стадию выполнения задачи. У меня, например,
есть следующие категории:
·
00 - В процессе выполнения
·
01 – Срочно!!!
·
02 - Сегодня
·
03 - Эта неделя
·
04 - Делегировано
·
05 - В ожидании ответа
·
06 - Отложено
·
07 - Выполнено
Вам могут потребоваться какие-то
дополнительные категории, или некоторые из перечисленных покажутся лишними. Мои
категории появлялись эволюционно, по мере развития методики. Наверное, можно
еще добавить категорию «Просрочено», но в моей работе эта категория
неактуальна. Может показаться, что в приведенном списке перемешаны категории
времени и состояния. Но, к сожалению, в Outlook нет древовидных категорий и их
нельзя разделить на типы. Поэтому всё идет одним списком. Плюс в том, что каждой
задаче и каждому письму можно назначить несколько категорий одновременно. Например,
у одной задачи могут стоять категории «Сегодня», «Делегировано», «В процессе
выполнения».
Для чего нужны индексы. Для правильной
сортировки. В Outlook переходим к списку задач и настраиваем сортировку
верхнего уровня по категориям. На самом верху мы получаем список задач, уже
выполняемых, ниже срочных, ждущих решения и т.д. Номера индексов вы можете,
конечно же, менять в соответствии с особенностями вашей работы и приоритетами.
Есть особенность такой настройки. Если вы
поставили для одной задачи несколько категорий, то задача появится в списке
каждой категории, то есть удвоится или даже утроится.
Сортировка писем. Задачи.
Теперь непосредственно, как сортировать
письма.
1.
Пришло письмо, которое является
началом нового проекта.
2.
Создается папка под это письмо в
нужной месте иерархии. Если запрос от продавца, с которым вы уже работали,
тогда достаточно создать папку проекта с текущей датой и краткой
характеристикой проекта. Если продавец обратился к вам впервые, то ему
присваивается индекс, и создается вначале папка продавца, а затем папка
проекта, согласно правилам, описанным выше.
3.
Письмо переносится в папку
проекта. Тут главное избежать соблазна сразу ответить на письмо. Иначе ваш
ответ ляжет не в папку проекта, а в общие «Отправленные». Если такое всё-таки
произошло, то не поленитесь перенести и ваш ответ в папку проекта. Потом сами
себе спасибо скажете, когда будете изучать историю работы над проектом. Итак,
письмо в папку проекта перенесли, продавцу ответили, что проект принят в
разработку.
4.
Теперь письму надо проставить
метаданные: поставить флажок задачи, чтобы он появился в списке «To-Do» в
задачах. Можно настроить, чтобы по умолчанию присваивался флажок с определенной
предполагаемой датой выполнения задачи. Мне так показалось неудобно. Сроки у
меня определяются категориями. Четкие даты выполнения в моей работе обычно
отсутствуют. Всё начинается со срока «нужно вчера», потом выясняется, что
особой срочности-то и нет. А если поставить флажок с определенной датой, то
постоянно будет выскакивать напоминание, оно меня, честно говоря, раздражает.
5.
Следующий этап, проставляем
категории. Если задача срочная, то ставим «Сегодня» или «Срочно!!!», в других
случаях ставим «Эта неделя» или даже «Отложено», если событие будет в будущем,
и вас просто извещают о нем, или интересуются, можете ли вы принять в нем
участие.
6.
Всё. Далее вся переписка ведется
из папки проекта. Если вам надо написать абсолютно новое письмо по проекту, то
оно ляжет в папку «Отправленные». Его надо руками перенести в папку проекта.
Было бы намного удобнее, если существовала настройка «Оставлять отправленные в
открытой папке». Но чего нет, того нет.
7.
Не забывайте менять категории по
мере продвижения проекта. Вечером просматривайте список «Эта неделя» и
«Отложено» и составляйте план на завтра, меняя категорию, допустим, на
«Сегодня».
8.
Если вы задали вопрос продавцу,
партнеру или заказчику, поставьте категорию «В ожидании ответа».
9.
Если вы передали какую-либо часть
работы по проекту и ждете ответа, ставьте категорию «Делегировано».
10. Последней категорией для задачи будет «Выполнено». Эта категория не
совместима с другими. Не забудьте снять остальные категории.
11. После установки этой категории, снимите с задачи флажок. Главное,
сделать это после простановки окончательных категорий, а не до. После снятия
флажка, задача исчезает из списка «To-Do», и вам придется искать ее в папке
проекта. Либо, что более вероятно, вы так и забудете проставить конечные
категории. Если вы в дальнейшем планируете вести статистику выполненных задач,
это усложнит вам работу
Обращаю внимание, что категории проставляются
именно для задач, а не для проекта целиком. То есть, если вы выполнили всё, что
от вас требовалось, то флажок должен быть снят, а категория выставлена
«Выполнено». Ведь проект может идти, например, над ним будет работать продавец,
партнер, заказчик и т.д. Окончанием проекта является его перенесение в архив.
Еще один момент. Не создавайте избыточных
задач. Если вам пришло письмо с заданием, а дальше идет переписка по деталям,
что нужно выполнить, что не помечайте каждое письмо как задачу, достаточно
отметить первое в переписке. Далее вы всё равно при работе над проектом будете
просматривать его папку, перечитывать переписку и поставленные задачи. Если
помечать и ставить категории для каждого входящего письма переписки, то список
задач «To-Do» превратится в непроходимый лес, и предложенная каталогизация
потеряет свое простоту. Работа в системе не упростится, а наоборот усложнится.
Файлы проектов
Кроме Outlook, проекты требуют создания и
ведения различных файлов: конфигураций оборудования, схем подключения,
технических заданий и т.д. Для них у меня есть отдельный каталог «Проекты» на
диске. Его внутренняя структуру в точности повторяет структуру папок «Проекты»
в Outlook. Поэтому мне просто найти не только переписку, но и сопутствующие
данные.
Вместо заключения:
Хочу отметить, что такая система, скорее
всего, не является уникальной. Более того, идеи взяты из GTD и основанных на
ней методик других авторов. В данном случае представлена некая практическая
реализация оптимальной, на мой взгляд,
работы с корреспонденцией и проектами. Большинство подобных статей описывают работу
в Evernote, Google Mail, Dropbox и других подобных онлайн сервисах. Они хороши
всем, кроме одного. В большинстве крупных компаний они запрещены для
использования в рабочих целях. А традиционным рабочим инструментом является
Outlook. В лучшем случае Sharepoint.
Если методика кажется сложной, можно вводить
ее постепенно, просто приучив себя делать иерархию папок и ставить флажок задачи.
И отвечать на письмо уже из папки проекта или события. А категории вводить
следующим этапом. Во всяком случае, мой путь был именно такой. Система
вырабатывалась постепенно.
Комментариев нет:
Отправить комментарий